1. El problema: una gestión de gastos poco fiable
Muchas empresas siguen gestionando los gastos de viaje y dietas con hojas de Excel o justificantes en papel. A primera vista parece una solución sencilla y económica, pero en la práctica puede salir cara.
- La falta de justificantes genera requerimientos por parte de Hacienda.
- Diferentes interpretaciones provocan conflictos entre empleados y responsables.
- Excel no cumple con los requisitos legales de registro y trazabilidad exigidos en la contabilidad digital.
Expertos del sector advierten: si en una inspección se detectan errores o documentos incompletos, en el peor de los casos puede cuestionarse toda la contabilidad de la empresa
2. Consecuencias: problemas internos y con Hacienda
Una mala gestión de gastos no solo supone un riesgo fiscal, también afecta al día a día de la empresa:
- Conflictos con empleados, que perciben falta de transparencia en las liquidaciones.
- Regularizaciones por parte de Hacienda, con posibles pagos adicionales e intereses.
- Pérdida de confianza tanto dentro del equipo como con socios o clientes.
Además, la normativa exige que los registros digitales sean trazables, completos e inalterables. Las hojas de Excel u otros sistemas no controlados no cumplen estos requisitos, lo que aumenta el riesgo en caso de inspección (Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, Real Decreto‑ley 8/2019 sobre registro de jornada laboral).
3. La solución: gestión digital de gastos de viaje
Los sistemas modernos sustituyen Excel y el papel por procesos automatizados y conformes a la normativa.
- Los justificantes se pueden registrar fácilmente mediante una foto y archivarse de forma digital.
- Los gastos se calculan automáticamente según reglas definidas.
- Cada cambio queda documentado de forma segura y trazable.
Según un estudio de Diamant Software (2023), el 65 % de las pymes afirma que el uso de Excel en el control financiero genera errores y riesgos de seguridad, también en la gestión de gastos.
4. Buenas prácticas: reducir riesgos desde el principio
Las empresas que pasan de Excel a un sistema digital reducen varios riesgos al mismo tiempo:
- los justificantes son siempre trazables y auditables,
- hacienda acepta mejor los documentos digitales correctamente gestionados,
- se eliminan las discusiones internas por justificantes perdidos o incompletos.
Conclusión
La gestión de gastos es un tema sensible. Aunque Excel y los justificantes en papel puedan parecer suficientes, no cumplen con los requisitos actuales y pueden generar problemas en caso de inspección. Las soluciones digitales, en cambio, aportan transparencia, seguridad y equidad.
Consejo práctico: con sistemas como geoCapture, los gastos se registran digitalmente, se asignan automáticamente a proyectos y se archivan de forma segura. Así, las empresas están preparadas ante cualquier inspección y evitan conflictos en el día a día.
